Le note sono un caso particolare nel self-hosting. A differenza di foto o film, si scrivono ogni giorno, da più dispositivi, spesso offline, e devono restare leggibili per decenni. La scelta dell'applicazione conta meno della scelta del formato e del modello di sincronizzazione: sono questi due elementi a decidere se tra dieci anni gli appunti saranno ancora utilizzabili.
Tre architetture diverse
Le soluzioni disponibili si dividono in tre famiglie.
1. Client con sincronizzazione verso un server
L'esempio più noto è Joplin: le note vivono in ogni dispositivo e vengono sincronizzate attraverso un servizio scelto dall'utente. Le opzioni includono Joplin Server, un server WebDAV o un'istanza Nextcloud. Joplin offre la cifratura end-to-end opzionale, quindi il server vede solo dati cifrati. Le note sono in Markdown, anche se internamente vengono gestite in un database e la sincronizzazione usa un formato proprio.
Vantaggi: app per tutti i sistemi, funzionamento completo offline, cifratura. Svantaggio: per riavere semplici file Markdown bisogna esportarli.
2. Applicazione web con database sul server
Trilium Notes, oggi portato avanti dalla comunità con il progetto TriliumNext, è pensato per basi di conoscenza strutturate: alberi gerarchici profondi, note clonate in più punti, attributi, relazioni e script. Memos è all'estremo opposto: brevi annotazioni in stile diario, veloci da inserire dal telefono.
Vantaggi: un'unica fonte di verità, nessun conflitto tra dispositivi. Svantaggio: senza connessione al server l'accesso è limitato, e i dati vivono in un database da esportare con gli strumenti dell'applicazione.
3. Cartelle di file Markdown sincronizzate
La soluzione più semplice e duratura: una cartella di file .md sincronizzata tra i dispositivi con Syncthing o con il client di Nextcloud, e modificata con qualsiasi editor. Si possono usare editor diversi su ogni sistema, perché il formato è testo semplice.
Vantaggi: massima longevità, nessun server applicativo, ricerca con qualunque strumento. Svantaggio: la sincronizzazione contemporanea dello stesso file da due dispositivi genera copie di conflitto da risolvere a mano.
Criteri per decidere
Prima di installare qualcosa, conviene rispondere a poche domande.
| Domanda | Se la risposta è sì |
|---|---|
| Scrivo spesso offline o in mobilità? | client con sincronizzazione o cartelle Markdown |
| Voglio collegamenti, gerarchie e attributi complessi? | Trilium |
| Mi servono soprattutto appunti rapidi dal telefono? | Memos |
| Voglio poter abbandonare l'app senza esportazioni? | cartelle Markdown |
| Condivido note con altre persone? | soluzioni con utenti e permessi lato server |
Il test dell'uscita
Nel mio lavoro applico sempre lo stesso controllo prima di adottare uno strumento: quanto è facile andarsene? Si creano una ventina di note di prova con immagini, tabelle, collegamenti interni ed elenchi di attività, poi si esporta tutto e si apre il risultato con un altro programma. Se le immagini restano collegate, i link interni funzionano e la formattazione è leggibile, l'applicazione è una scelta sicura.
Le principali insidie riguardano:
- i link interni, che alcune app scrivono con sintassi proprie, diverse dal Markdown standard;
- gli allegati, salvati con nomi generati automaticamente e difficili da riconoscere;
- le estensioni di formattazione, come blocchi colorati o tabelle avanzate, che altrove appaiono come testo grezzo.
Sicurezza e privacy
Le note contengono spesso informazioni più personali di quanto si pensi: idee di lavoro, appunti medici, codici di accesso trascritti in fretta. Alcune regole di base:
- le credenziali vanno nel gestore di password, non nelle note;
- se il server è raggiungibile da Internet, la cifratura end-to-end diventa molto preziosa;
- i backup del server o della cartella vanno cifrati, perché contengono testo leggibile;
- sui telefoni conviene attivare il blocco dell'app, quando disponibile.
Gestire i conflitti
Con qualsiasi sistema che sincronizza file tra dispositivi, i conflitti capitano. Si riducono con alcune abitudini: lasciare sincronizzare l'app prima di chiudere il portatile, evitare di modificare la stessa nota su due dispositivi offline, preferire tante note piccole a un'unica nota enorme. Una nota unica di centinaia di righe, aggiornata da più dispositivi, è la ricetta perfetta per i conflitti.
Migrare da un servizio commerciale
Chi arriva da un servizio di note commerciale trova di solito un'esportazione in formati come HTML, ENEX o Markdown. Prima di migrare tutto conviene provare con un quaderno campione, verificare come vengono convertite immagini, date di creazione ed etichette, e solo dopo importare l'intero archivio. Il vecchio servizio va mantenuto per qualche settimana, finché il nuovo flusso di lavoro non si è assestato.
In sintesi
- Formato e modello di sincronizzazione contano più dell'applicazione scelta.
- Joplin unisce offline, cifratura e app per tutti i sistemi; Trilium punta alle basi di conoscenza; Memos agli appunti rapidi.
- Le cartelle Markdown sincronizzate sono la soluzione più duratura.
- Il test dell'uscita, con esportazione e apertura altrove, va fatto prima di adottare uno strumento.
- Le credenziali non vanno nelle note e i backup devono essere cifrati.
